Bienvenue chez Horeko Hospitality

 

Vous allez bientôt commencer à utiliser Horeko Hospitality, le système de gestion de la cuisine d’Horeko ! Ensemble, nous allons passer en revue le déroulement de cette journée, ainsi que les différents préparatifs que vous devrez effectuer. Une bonne préparation est essentielle pour que la journée de formation puisse s’avérer productive et efficace.

Si vous ne disposez pas (encore) de l’écran de cuisine Horeko Viewer, vous pouvez passer le premier et le dernier paragraphe de l’organisation de la journée.

Organisation de la journée

Le jour de l’installation, nous commencerons par la mise en place du matériel informatique. Si les préparatifs de montage (voir le paragraphe Montage de l’écran de cuisine et de l’imprimante) ont été correctement effectués, cette étape sera très rapide.  Nous suspendrons l’écran au support et le raccorderons au réseau électrique et à Internet. Ensuite, nous installerons l’imprimante et la raccorderons également à l’écran. Dans la dernière étape, les câbles éventuellement trop longs seront raccourcis et dissimulés au maximum. (Durée : +- 1,5 h)

Ensuite, nous commencerons à installer le service d’appui d’Horeko. Des dossiers seront créés afin d’y répartir les plats, les produits semi-finis et les éventuels buffets. Nous y insérerons ensuite les fournisseurs et les travailleurs, en fonction de votre propre situation. (Durée : +- 1 h)

Après l’installation, nous importerons les ingrédients et commencerons à calculer les recettes. Lors de cette étape, il est essentiel que toutes les personnes concernées soient présentes afin de se familiariser avec le fonctionnement d’Horeko.
Nous nous chargerons d’effectuer les premières recettes, mais vous pourrez très rapidement les introduire par vous-même. Pendant le reste de la journée, vous continuerez d’ajouter d’autres recettes ; nous nous contenterons d’observer vos opérations et répondrons directement à vos questions. (Durée : reste de la matinée)

Une fois que la partie calcul aura été exercée et qu’elle sera suffisamment claire, nous procéderons à la mise en place de l’enregistrement HACCP. Sur la base des listes (en papier) qui sont actuellement employées, nous créerons ensemble les tâches HACCP nécessaires dans le service d’appui. Ensuite, nous réaliserons à titre d’exemple une liste Mise-en-Place reprenant les produits semi-finis qui auront été introduits jusqu’alors. (Durée : +- 2 h)

Pour terminer, nous fournirons quelques explications au sujet de l’écran de cuisine Horeko Viewer. Les données introduites dans le service d’appui seront visibles dans la cuisine, et les fonctions spécifiques de l’écran de cuisine telles que l’étiquetage et le cochage des tâches seront également expliquées. (Durée : +- 1 h)

Préparation des ingrédients

Pour pouvoir introduire des recettes lors de la formation, les ingrédients de vos fournisseurs devront être connus dans Horeko. Pour ce faire, les ingrédients doivent donc tout d’abord y être importés. La méthode d’importation diffère selon chaque fournisseur. Si une association ( ? ik zou hier eerder kiezen voor « liaison » of « lien »)  automatique est disponible, nous vous avons déjà demandé par e-mail votre/vos numéro(s) de client auprès de ce(s) fournisseur(s) pour nous permettre de les associer.

Pour les fournisseurs qui ne sont pas associés automatiquement, vous devez disposer d’un fichier Excel comportant des données d’articles. Ce fichier Excel présente un format fixe.

Ici, vous pouvez télécharger un fichier d’exemple pour les fournisseurs qui ne sont pas associés (ik zou hier eerder liezen voor « liés ») automatiquement.

Dans ce fichier d’exemple, les noms de colonnes soulignés sont obligatoires, et les autres colonnes sont optionnelles. Vous devez créer un fichier Excel séparé pour chaque fournisseur (vous ne pouvez pas avoir plusieurs onglets dans un même fichier). Vous pouvez créer vous-même ce fichier, ou demander à votre fournisseur de vous le fournir.

Préparation des recettes

Il est conseillé d’avoir déjà pesé et retranscrit entièrement plusieurs recettes avant de commencer la formation. Ces dernières seront introduites à titre d’exemple. Préparez donc le plus de recettes différentes possibles pour nous permettre d’expliquer différentes situations. N’oubliez également pas d’y indiquer (séparément) les éventuels produits semi-finis tels que les sauces et les dressings.

N’oubliez pas qu’Horeko ne fonctionne qu’avec les unités « kilo », « litre » et « morceau », ainsi que toutes les variantes de ces unités, comme les grammes, les millilitres, les décilitres et les centilitres. Les unités telles que « boîte », « pot » ou « tranche » sont trop imprécises pour pouvoir servir de base à un calcul.

Préparation de l’association de la caisse

Vous possédez une caisse à laquelle Horeko peut être associé (idem « lié »)automatiquement ? Dans ce cas, nous pouvons également préparer cette association pour vous. La préparation exacte dépendra du type de caisse. C’est pourquoi nous vous enverrons les préparations spécifiques pour votre caisse par e-mail. Si l’association de la caisse est effectuée avant la formation, nous pourrons vous expliquer directement l’importation des chiffres de ventes ainsi que l’analyse Menu Engineering.

Montage de l’écran de cuisine et de l’imprimante

Avant d’installer l’Horeko Viewer, vous aurez vous-même un certain nombre de préparatifs à effectuer. Les différentes tâches à effectuer sont les suivantes :

Nous avons résumé les différents préparatifs dans l’illustration ci-dessous :

(download)

Installation des câblages

  1. Dans la cuisine, deux prises de courant sont nécessaires par écran :
    • Une pour l’écran de cuisine.
    • Une pour l’imprimante d’étiquettes.
      Les câbles d’alimentation standard fournis mesurent 1,5 mètre de long. Si vous avez besoin d’un câble plus long, veuillez nous en informer et nous en prendrons avec nous.
  2. En outre, un raccordement au réseau est également nécessaire pour que l’écran de cuisine soit connecté à Internet. Ce raccordement peut avoir la forme d’un câble directement relié à votre modem/routeur, ou bien d’une prise de courant murale pourvue d’un câble correspondant. Cette connexion doit être effectuée par vos soins. Vous devez également fournir vous-même ce câble. En termes techniques, il s’agit d’un raccordement/câble « UTP Patch ». La connexion doit permettre un accès libre à Internet. Discutez donc avec votre gestionnaire de réseau pour savoir si des modifications doivent encore être apportées à votre modem et/ou routeur à cet égard.

Montage du support

L’écran de cuisine est monté au moyen d’un support. Le support standard est un support mural partiellement extensible (de 5,7 à 24 cm, voir ici). Il est également possible de livrer d’autres supports (comme un support de plafond). Si vous souhaitez utiliser ce type de support, veuillez nous en informer préalablement. Nous tenterons de déterminer ensemble la meilleure solution. Le support doit être installé au préalable. Pour ce faire, veuillez suivre les instructions qui accompagnent le support.

L’écran de cuisine pèse environ 7 kilos, assurez-vous donc que le support ne soit pas fixé dans un mur « mou » ou « creux ».

Installation de l’imprimante d’étiquettes

L’imprimante d’étiquettes est directement reliée à l’écran de cuisine. Le câble fourni avec l’imprimante mesure 1,8 mètre de long. Déterminez donc au préalable l’emplacement qui convient le mieux, idéalement sur une planche en acier inoxydable. Il est possible d’allonger le câble jusqu’à max. 5 mètres. Si vous souhaitez utiliser un câble plus long, veuillez nous en informer préalablement.

Vous avez d’autres questions au sujet de ces informations ? N’hésitez pas à nous les adresser ! Vous pouvez m’envoyer un e-mail à l’adresse s.nagel@horeko.nl ou m’appeler au
+32 (0)78-485116. Je suis à votre entière disposition.

Je vous souhaite bonne chance pour les préparatifs, et d’ores et déjà beaucoup de plaisir avec Horeko !

Sincères salutations,

Sophie Nagel